2010年3月2日 星期二

解決Outlook 無法同步「類別」至Google Apps的方法

 

如果您想採用Google Apps當做公司的mail server

也很順利的將公司的email address移轉到Google Apps上

下一步就是透過Google Apps Sync for Microsoft Outlook這個軟體

將Outlook上的郵件、行事曆、連絡人、工作全部同步到Google Apps上

這個時候您就已經完成mail server移轉的工作

不過有一點可惜的是Google Apps並不會把連絡人的分類一併同步上去

查了一下Google的網頁才知道

原來Google的連絡人分類機制跟Outlook分類機制並不完全一致

所以同步的時候是不會同步「類別」這個重要的資料!!

有興趣的朋友們可以看看下圖紅色框框的說明

1

 

如果貴公司打算mail server移轉到Google Apps後

直接停止使用Outlook改用Web base的方式收發信時

這個問題就不大

類別的部分可以採用匯入的方式解決「類別」上傳的問題

 

如果貴公司打算延續使用Outlook來收發信時

「類別」資料仍然存在於本機端的Outlook上

所以也沒有什麼問題

 

如果貴公司同仁有時候會用Outlook、有時會用Web base收信

如何讓「類別」同步於雙方之間就變成很重要的問題

替代解決方案如下:

 

1. 啟動Outlook,點選「檢視/目前檢視/電話清單」

2

 

2. 滑鼠移到「欄位」上方,點選右鍵,點選「欄位選擇」

3

 

3. 出現「欄位選擇」視窗,在下拉式選單中選取「所有連絡人欄位」

 4

 

4. 選擇適合的欄位,這邊以「公司ID」作為示範

把「公司ID」拖曳到適合的欄位位置

5

 

5. 此時會出現如下圖兩個紅色箭頭,表示該新增欄位所在位置

確定位置後放開滑鼠左鍵

6

 

6. 這個時候我們就可以看到「公司ID」出現在剛剛選擇的位置

順便把「欄位選擇」視窗關閉

7

 

7. 這個時候我們就可以直接在該欄位上填入「類別」資料 8

 

8. 我們可以直接按「公司ID」欄位,進行排序 9

 

9. 這個「公司ID」欄位的資料會被Google Apps Sync for MS Outlook

同步到Google Apps上,如下圖

image

 

我們也可以在Google Apps上,透過搜尋的方式取得「客戶」類別的資料

如下圖所示

image

 

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